SAP Business One ist eine umfassende ERP-Lösung für KMU. Es enthält einen vollständigen Satz von Buchhaltungs- und Finanzinstrumenten, die KMU bei der Verwaltung und Straffung von Finanzgeschäften unterstützen. SAP Business One automatisiert tägliche Buchhaltungsaufgaben und integriert Finanzvorgänge in Echtzeit in andere Geschäftsprozesse. Dadurch wird die Transparenz der Zahlungsströme verbessert und die Geschwindigkeit von Transaktionen erhöht.

Mit den Buchhaltungs- und Finanzinstrumenten von SAP Business One erhalten Führungskräfte auch einen Überblick über die Finanzgeschäfte des Unternehmens. Auf diese Weise können Führungskräfte bessere finanzielle Entscheidungen mit mehr Einsicht treffen, Kostenineffizienzen innerhalb des Unternehmens leichter erkennen und notwendige Anpassungen vornehmen, um redundante Kosten schneller zu reduzieren.

In diesem Artikel möchten wir Einblicke in das Buchhaltungs- und Finanzmodul von SAP Business One Version 9.3 bieten und Unternehmen dabei helfen, zu verstehen, wie diese Lösung sie auf ihrem Weg zur digitalen Transformation unterstützen kann.

Zu Beginn unterstützt SAP Business One Finanzprozesse mit den folgenden Hauptfunktionen:

  • Buchhaltung Behandeln Sie automatisch alle wichtigen Buchhaltungsprozesse wie Journalbuchungen, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung.
  • Controlling (oder Kostenrechnung) Genaue Verwaltung des Cashflows, Verfolgung des Anlagevermögens, Kontrolle der Budgets, Überwachung der Projektkosten und Vergleich der tatsächlichen und geplanten Zahlen.
  • Bankgeschäfte und Abstimmungen Verarbeiten Sie schnell alle Abstimmungen, Kontoauszüge und Zahlungen mit verschiedenen Methoden, einschließlich Schecks, Bargeld, Kreditkarten und Banküberweisungen.
  • Finanzberichterstattung und -analyse Erstellen Sie Standard- oder benutzerdefinierte Berichte aus Echtzeitdaten für die Geschäftsplanung und Prüfungsprüfungen.

SAP Business One Finanz- und Rechnungswesenanwendungen

Innerhalb des Buchhaltungs- und Finanzmoduls in SAP Business One können Benutzer auf eine Vielzahl von Anwendungen zugreifen, darunter:

  • Konten Der Kontenplan ist ein Index aller Hauptbuch (G / L) Konten der Unternehmen verwendet werden. Die Organisation des Kontenplans folgt den GAAP, in denen es eine separate „Schublade“ für Konten gibt, die Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen, Umsatzkosten, Ausgaben, Finanzierung und andere Einnahmen und Ausgaben darstellen. Diese von SAP definierten Schubladen organisieren Konten logisch nach Ebenen, die für die Finanzbuchhaltungs- und Berichterstattungsprozesse des Unternehmens geeignet sind. Jedes Sachkonto verfügt über einen Kontocode, eine Kontobeschreibung und andere Eigenschaften, die die Funktionen des Sachkontos bestimmen.

Kontenplan nach Schubladen und Ebenen geordnet

  • Bearbeiten Konten Des Bearbeiten Konten Anwendung können verwendet werden , um den Kontenplan anpassen. Im Fenster Kontenplan bearbeiten können Sie Änderungen am Kontenplan vornehmen, neue Konten erstellen, Gruppierungen neu anordnen sowie vorhandene Konten ändern und bearbeiten.
  • Journal Entry Ein Journaleintrag ist eine Aufzeichnung einer Transaktion , die in der Regel Transaktionsdatum enthält, Titel der betroffenen Konten, die Höhe der jeweiligen Soll und Haben und Transaktionsbeschreibung. Die meisten Journaleinträge in SAP Business One, z. B. aus den Modulen Verkauf, Einkauf, Zahlung und Inventar, werden automatisch in die Hauptbuchhaltung gebucht. Benutzer müssen jedoch möglicherweise bestimmte manuelle Journaleinträge über das Fenster Journaleintrag vornehmen, um Transaktionen aufzuzeichnen, die nicht automatisch aus einem Nebenbuch oder einem anderen Prozess in SAP Business One initiiert werden.

Tagebucheintrag

  • Journal-Gutscheine Mit Journal-Gutscheinen können Sie eine Reihe von Finanztransaktionen überprüfen, bevor Sie sie buchen. Wenn ein Gutschein in das Hauptbuch gebucht wird, werden alle im Gutschein enthaltenen Journaleinträge zusammen gebucht. Vor dem Absenden der Gutscheine können Änderungen, Löschungen und Löschungen an Einträgen vorgenommen werden. Journalgutscheine können auch zum Speichern unvollständiger Journaleinträge verwendet werden, sodass Benutzer zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen können. Darüber hinaus können Benutzer mit Journal-Gutscheinen eine Was-wäre-wenn-Analyse durchführen, indem sie den zugehörigen Cashflow-Bericht ausführen und Journal-Gutscheine öffnen, um die Auswirkung der Einträge zu bestimmen, bevor sie veröffentlicht werden.
  • Buchungsvorlagen Mithilfe von Buchungsvorlagen können Sie die Buchung einzelner Journaleinträge optimieren, die sich von Periode zu Periode wiederholen, bei denen die tatsächlichen Beträge jedoch nicht im Voraus bekannt sind. Mit der Buchungsvorlagenfunktion können Sie einen Aufwand als Prozentsatz auf zwei oder mehr Abteilungen verteilen.
  • Wiederkehrende Buchungen Einige Transaktionen wiederholen sich monatlich oder wöchentlich und ihre Beträge variieren, und die Prozentsätze müssen nicht unbedingt festgelegt werden (obwohl sie an im Voraus bekannten Daten wiederholt werden und normalerweise aus denselben Sachkonten bestehen). Wiederkehrende Journaleinträge können für Ausgaben wie Abschreibungen, Zahlungen für Ausrüstungsleasing, Gehaltsabrechnung sowie Büromiet- und Nebenkosten verwendet werden.
  • Transaktionen rückgängig machen Das Abbrechen eines manuellen Journaleintrags kann durch Suchen und Abbrechen erfolgen. Ein neuer Journaleintrag wird geöffnet, in dem die Beträge storniert werden. Der Benutzer muss lediglich hinzufügen. Alternativ kann eine Stornierung eines Journaleintrags nach Datum geplant werden (die automatische Stornierung manueller Journaleinträge wird normalerweise am ersten Tag des folgenden Monats eingerichtet).

Journaleintrag umkehren

  • Vorlage für Finanzberichte SAP Business One bietet einen vollständigen Satz von Standard-Finanz- und Kontrollberichten. Dazu gehören Standardberichte wie Alterungsberichte für Kundenforderungen, Alterungsberichte für Lieferantenverbindlichkeiten, Bilanzen, Probesalden, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen, Dokumentjournale, Transaktionsjournale, Bestandsprüfungsberichte und Scheckregisterberichte. Zusätzlich zu diesen Berichten bietet SAP Business One Tools zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte.
  • Budgetverwaltung Budgetfunktionen werden verwendet, um Unternehmensausgaben und -einnahmen zu verfolgen. Mit SAP Business One können Unternehmen zusätzliche Transaktionen blockieren, wenn das Budget überschritten wird. Es kann auch Budgetbeträge automatisch basierend auf einer Reihe von Verteilungsmethoden berechnen, die für Kalendermonate angegeben wurden.

Finanzmanagement

  • Kostenrechnung Die Kostenrechnung wird verwendet, um die verschiedenen Kosten- und Kostenstellen eines Unternehmens zu verfolgen. Es wird verwendet, um die Höhe der Ausgaben oder Einnahmen verschiedener Abteilungen, Abteilungen oder Regionen zu verfolgen, als wären sie separate Einheiten. Die Kostenrechnung kann auch dazu beitragen, die Anzahl der Hauptbuchkonten zu verringern, die geführt werden müssen. Anstatt für jede Abteilung, Produktlinie und jeden Standort ein separates Umsatzkonto zu haben, wird beispielsweise nur ein allgemeines Konto benötigt, dessen Summe dann durch Berichterstellung auf die Kostenstellen aufgeteilt wird.
  • Eingehende Zahlungen Eingehende Zahlungen können auf vier Arten empfangen werden: Bargeld, Schecks, Kreditkarten und Banküberweisungen. SAP Business One behandelt alle auf dieselbe Weise – entweder durch Zahlung gegen eine bestimmte Eingangsrechnung oder durch Zahlung an einen Kunden gegen zwei oder mehr Eingangsrechnungen.

Eingehende Zahlungen

  • Ausgehende Zahlungen Es gibt auch vier Möglichkeiten, ausgehende Zahlungen zu senden: Bargeld, Schecks, Kreditkarten und Banküberweisungen. Mit ausgehenden Zahlungen können die folgenden Aktivitäten ausgeführt werden: Erstellen von ausgehenden Zahlungen für Geschäftspartner und Konten mit verschiedenen Zahlungsmitteln; Schecks für verschiedene Zwecke ausdrucken und stornieren; Erstellen, Verfolgen und Verarbeiten von Entwürfen für ausgehende Zahlungsdokumente und Entwürfe von Schecks zur Zahlung; und generieren Sie einen Scheckregisterbericht.
  • Zahlungsassistent SAP Business One bietet einen Zahlungsassistenten, mit dem Benutzer ausgehende Zahlungen stapelweise für Schecks und Banküberweisungen erstellen und eingehende Zahlungen per Banküberweisung stapelweise verarbeiten können. Die Zahlungen werden gemäß den Auswahlkriterien und Zahlungsmethoden des Unternehmens erstellt.
  • Kontoauszugsverarbeitung (BSP) Mit dem BSP-Add-On können Bankdateien automatisch in den externen Kontoauszug importiert werden. Ein Teil des Importprozesses ermöglicht es Benutzern, automatisch Zahlungen und andere Anpassungstransaktionen in SAP Business One zu erstellen, während für die meisten Transaktionen eine externe Abstimmung durchgeführt wird. Auf diese Weise können Benutzer den Rest manuell erledigen. Mit dem Add-On können Benutzer auch Bankdateien generieren, die im Rahmen des Zahlungsassistenten zur Überweisung an die Bank gesendet werden.
  • Kontoabstimmung Interne Abstimmung
  • Die interne Abstimmung ist ein Mechanismus, der im Hintergrund von SAP Business One ausgeführt wird und automatisch für Dokumente ausgeführt wird. Wenn eine Zahlung angewendet oder ein Beleg von einer Rechnung entfernt und eine Buchung in das Hauptbuch vorgenommen wird, findet normalerweise eine interne Abstimmung statt. Benutzer können jedoch auch die interne Abstimmung manuell durchführen.

Interne Abstimmung

  • Externe Abstimmung Die externe Abstimmung ist der Abgleich von Transaktionen, die in SAP Business One stattfinden, mit Transaktionen, die extern stattfinden. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine externe Abstimmung durchzuführen: Entweder jede einzelne Banküberweisung wie Einzahlungen, Gebühren, Zahlungen und Kredite mit jedem Journaleintrag in SAP Business One abgleichen oder die Journaleinträge in SAP Business One einem Endsaldo in der Bank zuordnen Konto.

Externe manuelle Abstimmung

  • Anlagevermögen Das Modul Anlagevermögen kann zur Pflege des Unternehmensvermögens verwendet werden. Mit dem Anlagevermögen kann das Unternehmen Abschreibungsjournaleinträge über Geschäftsjahre hinweg automatisch berechnen und buchen sowie Prognoseberichte in Bezug auf den zukünftigen Wert jedes Vermögenswerts erstellen.

Was sind die geschäftlichen Vorteile von SAP Business One?

Mit der Implementierung des Buchhaltungs- und Finanzmoduls können Unternehmen die folgenden Geschäftsvorteile erwarten:

  • Optimierte Finanzabläufe Automatisieren, integrieren und verwalten Sie alle Finanzprozesse im Unternehmen mit einer einzigen Lösung, um doppelte Einträge und Fehler zu vermeiden.
  • Schnellerer Abschlussprozess Schließen Sie Bücher schneller mit automatisierten Prozessen und der Möglichkeit, auf genaue und zeitnahe Finanzinformationen zuzugreifen.
  • Verbesserte Entscheidungsfindung Erhalten Sie eine einheitliche Finanzansicht des Geschäfts, indem Sie Buchhaltungsdaten mit Verkaufs-, Einkaufs-, Inventar- und Betriebsinformationen integrieren.

Eine gute Strategie ist ohne die richtigen Ressourcen nutzlos . Die Finanz- und Buchhaltungsabteilungen müssen an der Gesamtvision des Unternehmens zur digitalen Transformation beteiligt sein. Dies wird dem Unternehmen helfen, im digitalen Zeitalter voranzukommen und effektiv zu konkurrieren.

Um mehr über SAP Business One und sein Buchhaltungs- und Finanzmodul zu erfahren, besuchen Sie uns einfach auf der SAP Business One-Seite oder fordern Sie eine Demo-Sitzung mit einem unserer Lösungsexperten an.